Styret

Instruks for styret i Akershus universitetssykehus HF er i samsvar med prinsipper som gjelder for styrearbeid i selskaper, herunder i helseforetak. Formålet med styreinstruksen er å gi retningslinjer for styrets arbeidsform, innhold og gjennomføring. Instruksen skal fungere som en rettesnor for styremedlemmene og administrerende direktør når det gjelder rolleforståelse, plikter og ansvar.

I tillegg til styreinstruksen er styret bundet av de regler som følger av lov, vedtekter eller instruks i vedtak fra foretaksmøte. Det vises spesielt til helseforetaksloven.

Akershus universitetssykehus HF eies av Helse Sør-Øst RHF som utøver den øverste myndighet i helseforetaket i foretaksmøter. Vedtekter for Akershus universitetssykehus HF er gitt i foretaksmøte med Helse Sør-Øst RHF.

Administrerende direktør forestår den daglige ledelsen av foretaket og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt. Styret har utarbeidet egen instruks for administrerende direktør.

Styret i Akershus universitetssykehus HF er selskapets øverste utøvende organ, med ansvar for forvaltningen av selskapet. Styret og dets medlemmer skal ivareta de interesser som tjener helseforetaket best. Styret er et kollegium og utfører sine oppgaver som et kollegium.

Styremedlemmene representerer ikke noen interessegruppe.

Styrets medlemmer har ansvar for alle saker.

Styremedlemmer som er valgt av de ansatte deltar ikke i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstaker, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler (jf. vedtektenes § 7).

Bortsett fra det som er særskilt angitt for styrets leder, styrets nestleder (og om ingen av dem skulle være til stede i et styremøte, møteleder) har alle styremedlemmer de samme rettigheter og plikter.

Hvert enkelt styremedlem og administrerende direktør har plikt til å legge frem all informasjon som er av betydning for styrets behandling av en sak, herunder ens egen vurdering.

Styrets leder uttaler seg på vegne av styret om ikke annet er særlig avtalt.

Styrets medlemmer plikter å ta del på styremøter. Et styremedlem som ikke kan møte i styremøte, skal varsle om dette så tidlig som mulig.

Habilitet

Forvaltningslovens bestemmelser om habilitet gjelder for styret.

Har et styremedlem, enten selv eller via en av dennes nærstående, en personlig eller økonomisk særinteresse i en sak, har vedkommende plikt til å erklære seg inhabil. Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen av, eller avgjørelse i, saker hvor vedkommende er inhabil, jf. også forvaltningsloven kap. II.

Styret avgjør om et styremedlem er inhabil. Vedkommende skal ikke selv delta i drøftelsene om dette utover å gi de nødvendige forklaringer som styret måtte finne behov for. Har et styremedlem erklært seg inhabil skal styret som hovedregel godta en slik erklæring.

Styremedlemmer bør så tidlig som mulig i forbindelse med tiltredelse, og ved senere endringer, opplyse styret om alle relevante stillinger, forretningsforbindelser og andre forhold som kan tenkes å aktualisere habilitetsspørsmålet.

Taushetsplikt

Forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt gjelder for styrets arbeid.

Styrets arbeid omfattes også av bestemmelsene i offentleglova. Dersom det anses svært viktig at kunnskap om saker ikke tilflyter andre enn de som har krav på informasjon, skal disse behandles konfidensielt. Dette skal i så fall fremgå av sakspapirene.

Styreansvarsforsikring

Styrevervet er personlig og det enkelte styremedlem kan bli ansvarliggjort. På bakgrunn av dette har styret i Helse Sør-Øst RHF i sak 037-2011 Styreansvarsforsikring vedtatt at det tegnes styreansvarsforsikring for hele helseforetaksgruppen.

Hovedoppgaver

Styrets oppgaver og kompetanse, herunder begrensninger i styrets kompetanse og myndighet reguleres i helseforetaksloven kapittel 7 og i foretakets vedtekter.

Styrets hovedoppgaver er knyttet til:

1. Helsefaglig kvalitet og tjenesteinnhold
   Styret skal med basis i helseforetaksloven tilrettelegge for et best mulig helsetilbud ved bruk av tildelte ressurser.
2. Strategi og mål
   Styret har ansvar for Akershus universitetssykehus HF sin strategiske utvikling.
3. Organisasjon og ledelse
   Styret har ansvar for en tilfredsstillende organisering og ledelse av foretakets samlede virksomhet.
4. Tilsyn med foretakets virksomhet og drift
   Styret skal føre tilsyn med at virksomheten drives i samsvar med målene som er nedfelt i helseforetaksloven § 1, foretakets vedtekter, vedtak truffet av foretaksmøtet og vedtatte planer og budsjetter, jf. helseforetaksloven § 28, 3. ledd. Som ledd i dette skal styret føre tilsyn med administrerende direktørs ledelse av virksomheten, herunder:
   • holde seg orientert om foretakets økonomiske utvikling og plikter, samt påse at virksomheten, regnskap og formuesforvaltning er godt kontrollert.
   • påse at foretaket har en egenkapital som står i forsvarlig forhold til foretakets virksomhet.

Virksomhetsstyring

Styret skal påse at foretaket etablerer og gjennomfører intern styring og kontroll av virksomheten for å forebygge, forhindre og avdekke svikt. Ansvaret omfatter etablering og oppfølging av internkontroll som ledelsesverktøy for å sikre:

•  målrettet og effektiv drift (herunder medisinsk forsvarlig beredskap og behandling).
• systematisk arbeid for kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet.
• at helsetjenester som tilbys eller ytes er forsvarlige, herunder helhetlige og koordinerte.
• pålitelig styringsinformasjon (herunder korrekt rapportering av økonomisk og annen informasjon).
• overholdelse av lover, regler, styringskrav og selvpålagte krav (herunder spesielt etiske retningslinjer).

Intern styring og kontroll må tilpasses virksomhetens risiko og egenart. Risiko må derfor identifiseres, analyseres og kontrolleres (risikostyring). Styret har ansvar for at internkontrollen blir fulgt opp i et tilstrekkelig omfang og på en systematisk måte. Styret skal videre påse at det blir truffet tiltak for å korrigere svikt, herunder å følge opp rapporter fra ulike tilsyn.

Det skal settes opp en årsplan for styrearbeidet. Planen angir en oversikt over hovedoppgaver og møtetidspunkter. I tillegg skal planen vise tema som skal presenteres for styret.

Det skal årlig foretas en egenevaluering av styrets arbeid og arbeidsform.

Styret gjennomfører normalt 8 styremøter per år. Ut over dette møtes styret når styreleder, administrerende direktør og/eller et flertall av styrets medlemmer krever det.

Styrets leder er ansvarlig for at styret kalles inn til møte og setter opp saksliste i samråd med administrerende direktør.

Til innkallingen skal det følge en saksliste, og det skal følge med dokumentasjon som gir et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag for den enkelte sak på sakslisten, herunder administrerende direktørs forslag til vedtak. Saker skal være påført nummer og årstall.

Administrerende direktør har rett og plikt til å delta i styrebehandlingen og til å uttale seg, med mindre noe annet bestemmes av styret i den enkelte sak. Administrerende direktør skal ha mulighet til å uttale seg om saker som skal behandles.

Styrebehandling gjennomføres ordinært i møte. Dersom styreleder finner det forsvarlig, kan møtet holdes som video- eller telefonmøte.

Selskapets årlige melding, årsrapport, årsregnskap, strategisk plan og budsjett skal alltid behandles i møte.

Saker som ikke er ført opp på sakslisten kan styrebehandles, med mindre møteleder eller en tredjedel av de tilstedeværende styremedlemmer motsetter seg behandling.

Brev og e-post til styret i Akershus universitetssykehus HF, som er relevante ut fra styrets ansvar og oppgaver, formidles til styrets medlemmer ved å gjøres tilgjengelige i styreportalen i forbindelse med innkallingen til styremøtene.

Dersom styret har besluttet å lukke styremøtet, avgjør styrets flertall også om og eventuelt hvilke andre deltakere enn styrets medlemmer som skal gis adgang til møtet.

Brukerutvalget i foretaket møter i styret som observatør med to representanter. Styrets flertall avgjør i hvert enkelt tilfelle hvilke observatører eller andre som skal gis talerett. Observatører eller andre som gis talerett har ikke stemmerett.

Innkallingen til ordinære styremøter sendes ut av administrerende direktør senest fem virkedager før styrebehandlingen skal finne sted. For andre styremøter skal, så vidt mulig, innkallingen sendes senest to virkedager før behandlingen finner sted.

Styret er vedtaksdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Styrets beslutninger fattes med alminnelig flertall av de tilstedeværende stemmeberettigede styremedlemmene. Minst en tredjedel av styrets medlemmer må stemme for et forslag for at det skal anses vedtatt. I tilfelle stemmelikhet har møteleder dobbeltstemme.

Styrets medlemmer har plikt til å avgi stemme i alle saker som behandles av styret.

Styrets møter skjer som hovedregel for åpne dører, men kan lukkes når styret finner at det foreligger et reelt og saklig behov, og lukking er forenlig med offentleglovas prinsipper. Styrets møter skal alltid lukkes ved behandling av saker som er undergitt taushetsplikt.

Det skal alltid utarbeides protokoller fra styrebehandlingen. Foreløpig protokoll skal utarbeides så snart som mulig etter styrebehandlingen og publiseres på internett. Protokollen skal angi tid og sted for styrebehandlingen, herunder om sakene er behandlet i møte eller på annen måte, deltakere og styrets beslutninger. Protokollen blir endelig ved godkjenning i påfølgende møte.

Dersom en beslutning ikke er enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og mot. Styremedlem og administrerende direktør som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen.

Protokollen skal signeres av de medlemmene som har deltatt i behandlingen. Styremedlemmer som ikke har deltatt på styremøtet, skal ved påtegning på styreprotokollen bekrefte at de har gjort seg kjent med protokollens innhold.

Virksomheten i Akershus universitetssykehus HF er omfattet av bestemmelsene i offentleglova. Informasjon som gis i styremøter eller i styredokumenter kan kun benyttes på en måte som ikke skader styrets arbeid og dermed helseforetakets interesser.

Dersom det anses svært viktig at kunnskap om saker ikke tilflyter andre enn de som har krav på informasjon, skal disse behandles konfidensielt. Dette skal i så fall påføres sakspapirene og betyr at styremedlemmene har taushetsplikt om disse sakene. For å unnta styredokumenter fra offentlighet, må dette ha hjemmel i lov.

Informasjonsoppgavene knyttet til styresaker ligger hos administrerende direktør. Styret kan også vedta en særskilt informasjonsprosedyre i enkeltsaker.

Styrets leder uttaler seg på vegne av styret og er sammen med administrerende direktør, offisiell talsperson for Akershus universitetssykehus HF.

Styreinstruksen kan endres av styret ved vanlig flertallsbeslutning.

Denne instruksen omhandler daglig leders (administrerende direktørs) ansvar, oppgaver, plikter og rettigheter. Den er basert på helseforetaksloven, eiers styringsdokument, vedtekter for Akershus universitetssykehus HF og fullmakter i Akershus universitetssykehus HF.

Styret er foretakets øverste ledelse og har det overordnete ansvaret for forvaltningen av foretakets virksomhet.

Administrerende direktør forestår den daglige ledelsen av foretaket og har gjennomføringsansvar i virksomheten. Administrerende direktør har ansvar for at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, årsbudsjett, foretaksmøtets avgjørelser, instrukser og andre retningslinjer og aktuelle lover og forskrifter.

Administrerende direktør tilsettes av styret som også fastsetter administrerende direktørs lønn og andre ansettelsesvilkår. Styret gir instrukser og fører tilsyn med administrerende direktørs arbeid. Styret treffer vedtak om å si opp eller avskjedige administrerende direktør, jf. helseforetaksloven § 36.

Administrerende direktør møter i styret, eventuelt ved stedfortreder, med tale- og forslagsrett, jf. helseforetaksloven § 26.

Administrerende direktør forestår den daglige ledelsen av Akershus universitetssykehus HF og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt.

Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Administrerende direktør plikter å forelegge for styret alle saker som etter lov eller vedtekter er lagt til styret og saker som går ut over daglig leders fullmakter.
Administrerende direktør kan i helt spesielle hastesituasjoner fatte vedtak i slik sak. I slikt tilfelle skal styrets leder umiddelbart informeres.

Det vises for øvrig til bestemmelser i vedtektene og fullmakter i helseforetaket.

Administrerende direktør skal:

• arbeide for at Akershus universitetssykehus HF utfører sine hovedoppgaver slik de står i foretakets vedtekter og andre styrende dokumenter, innenfor vedtatt budsjett.
• aktivt bidra til å sikre videreutvikling av helsefaglig innhold, kvalitet og pasientsikkerhet i helseforetaket.
• ha ansvaret for foretakets daglige drift og virksomhet og utføre de oppgaver som kreves i den forbindelse, herunder a følge opp styrets beslutninger.

Nærmere beskrivelse av enkelte oppgaver som inngår i ansvaret til administrerende direktør

Styret skal årlig evaluere administrerende direktørs arbeid og resultater.

Styrets leder skal årlig ha en medarbeidersamtale med administrerende direktør.